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KI-Inventar erstellen: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Bevor Sie über Risikoklassen, Dokumentation oder Kostenoptimierung nachdenken, brauchen Sie eine banale, aber unbequeme Grundlage: eine vollständige Liste aller KI, die in Ihrem Unternehmen im Einsatz ist. Über die Hälfte der Organisationen hat sie nicht. So erstellen Sie sie.
Was ist ein KI-Inventar?
Ein KI-Inventar ist ein Register aller eingesetzten und geplanten KI-Anwendungen — mit Zweck, Anbieter, Datenfluss und Verantwortlichem. Es ist die Grundlage für zwei Dinge zugleich: die Konformität mit dem EU AI Act (ohne Inventar keine Risikoeinstufung) und die Kostenkontrolle (ohne Zuordnung sehen Sie nicht, wohin Ihr KI-Budget fließt).
Welche Felder gehören hinein?
| Feld | Warum |
|---|---|
| Anwendung & Zweck | Grundlage jeder Risikoeinstufung |
| Anbieter & Modell | Vertrag, AVV, Anbieterneutralität |
| Datenkategorien | Personenbezogen? → DSGVO- und AI-Act-Relevanz |
| Fachbereich & Verantwortliche | Wer „besitzt" das System (Accountability) |
| Einsatzart | Intern vs. kundenseitig → Transparenzpflicht (Art. 50) |
| Risikoklasse-Kandidat | Erste Einordnung: verboten / hoch / begrenzt / minimal |
| Nutzung & Kosten | Volumen und Ausgaben → Kostenkontrolle |
Der schwierige Teil: Schatten-KI finden
Die eigentliche Arbeit ist nicht das Register, sondern das Aufspüren der KI, von der die IT nichts weiß — Tools, die einzelne Abteilungen selbst eingeführt haben. Vier verlässliche Fundorte:
- Anbieter-Rechnungen & Spesen: KI-Abos tauchen oft auf Kreditkartenabrechnungen einzelner Teams auf, nicht in der zentralen IT.
- SaaS mit KI-Features: Viele bestehende Tools (CRM, Support, Office) haben still KI-Funktionen aktiviert.
- Browser-Erweiterungen: KI-Assistenten, die Mitarbeiter selbst installiert haben.
- Direkt fragen: Eine kurze Umfrage in den Fachbereichen fördert mehr zutage als jedes Tool.
In fünf Schritten zum ersten Inventar
- 1. Sichten: Anbieter-Rechnungen und Spesenabrechnungen der letzten Monate durchgehen.
- 2. Befragen: Fachbereiche nach eingesetzten und geplanten KI-Tools fragen.
- 3. Erfassen: Register mit den Feldern oben anlegen — eine Tabelle genügt für den Start.
- 4. Grob einordnen: jede Anwendung einer vorläufigen Risikoklasse zuordnen.
- 5. Pflegen: das Inventar lebendig halten — neue Tools rein, Fristen im Blick.
Aus dem Inventar wird mehr
Das Register ist der Anfang, nicht das Ziel. Aus denselben Daten entstehen die Risikoklassifizierung, das Annex-IV-Dokumentations-Gerüst und die Art.-50-Transparenz-Checks — genau das leistet AI-Act-Radar. Und weil das Inventar ohnehin Anbieter, Volumen und Kosten erfasst, beantwortet dieselbe Bestandsaufnahme auch die Frage, ob sich Ihre KI wirtschaftlich rechnet.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und keine Rechtsberatung. Stand: Juli 2026.
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